Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ngawi yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, juncto Peraturan Bupati Ngawi Nomor 35 Tahun 2008 tentang Tugas, Fungsi dan Kewenangan Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi. Kedudukan, tugas, fungsi dan kewenangan Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Ngawi diuraikan sebagai berikut :

Kedudukan : sebagai unsur pendukung tugas Bupati yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Tugas : Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.

Fungsi :
1. Perumusan Kebijaksanaan teknis dibidang Perpustakaan, asrip dan Dokumentasi;
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi ;
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Perpustakaan, arsip dan dokumentasi; dan
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kewenangan :
1) Peningkatan Ilmu Pengetahuan dan ketrampilan kepada tenaga Perpustakaan di kota maupun pedesaan di wilayah Kabupaten Ngawi;
2) Pembinaan sistim kearsipan kepada seluruh aparatur Pemerintah Kabupaten baik staf pelaksana kearsipan maupun pengelola arsip.;
3) Pemanfaatan secara oftimal sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan.

Susunan organisasi Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi terdiri dari :
1) Kepala;
2) Sub Bagian tata Usaha;
3) Seksi Pelayanan dan Akuisisi;
4) Seksi Penataan Kearsipan;
5) Seksi Dokumentasi dan
6) Kelompok jabatan Fungsional